OTIF (On Time In Full)
Share of order lines delivered on the agreed date and in the agreed quantity. Fix the definition (date, tolerance) before tracking.
Formula OTIF = Lines on time and complete ÷ Total lines × 100
Procurement
Buyer / purchasing officer
You turn approved requisitions into purchase orders, get quotes, follow deliveries and fix price and delivery problems with suppliers.
Routine
Daily
- Convert approved requisitions into POs
- Expedite late orders that block production
Weekly
- Lead-time and on-time delivery check
- Answer invoice differences from accounts payable
Monthly+
- Purchase price variance review
- Supplier evaluation input
Your kit, task by task
KPIs you are measured on
EOQ (Economic Order Quantity)
Order size that minimises the sum of ordering and holding cost.
Formula EOQ = √(2 × Annual demand × Cost per order ÷ Holding cost per unit per year)
Safety stock and reorder point
Buffer against demand and lead-time variability, and the stock level that triggers a new order.
Formula ROP = Daily demand × Lead time + Safety stock; SS ≈ z × σ(daily demand) × √Lead time
Top pains and how to handle them
Requisitions arrive without specification
Return them with the requisition checklist; a clear spec saves days of back-and-forth with suppliers.
Lead times in the system are wrong
Compare quoted and actual lead times monthly and update the planning parameters.
Achats
Acheteur / approvisionneur
Vous transformez les demandes approuvées en commandes, consultez, suivez les livraisons et réglez les problèmes de prix et de délai avec les fournisseurs.
Routine
Quotidien
- Transformer les demandes approuvées en commandes
- Relancer les commandes en retard qui bloquent la production
Hebdomadaire
- Contrôle des délais et de la ponctualité
- Traiter les écarts de facture signalés par la comptabilité
Mensuel et plus
- Revue de l'écart sur prix d'achat
- Contribution à l'évaluation fournisseurs
Votre boîte à outils, tâche par tâche
- Contrôle demande d'achat et commandeDisponibleOuvrir
- Rapprochement à troisDisponibleOuvrir
- Réapprovisionnement des piècesDisponibleOuvrir
- Suivi des délais fournisseursDisponibleOuvrir
- Écart sur prix d'achatDisponibleOuvrir
- Stock de sécurité / point de commandeDisponibleOuvrir
- Demande d’achatDisponibleOuvrir
- Préparation RFQ / RFPDisponibleOuvrir
- Comparaison des offresDisponibleOuvrir
Les KPI sur lesquels vous êtes mesuré
OTIF (à l’heure et complet)
Part des lignes livrées à la date convenue et en quantité complète. Figer la définition (date, tolérance) avant de suivre.
Formule OTIF = Lignes à l’heure et complètes ÷ Total des lignes × 100
QEC (quantité économique de commande)
Taille de commande minimisant la somme des coûts de passation et de possession.
Formule QEC = √(2 × Demande annuelle × Coût par commande ÷ Coût de possession par unité et par an)
Stock de sécurité et point de commande
Tampon contre la variabilité de la demande et du délai, et niveau de stock qui déclenche une commande.
Formule PC = Demande journalière × Délai + Stock de sécurité ; SS ≈ z × σ(demande journalière) × √Délai
Principales difficultés et comment les traiter
Les demandes arrivent sans spécification
Renvoyez-les avec la check-list ; une spécification claire évite des jours d'allers-retours.
Les délais du système sont faux
Comparez chaque mois délais annoncés et réels et mettez à jour les paramètres de planification.
Traduction : version préliminaire (translated draft).
المشتريات
المشتري / مسؤول المشتريات
تحوّل طلبات الشراء المعتمدة إلى أوامر شراء، وتطلب العروض، وتتابع التسليمات، وتعالج مشكلات السعر والتسليم مع الموردين.
الروتين
يومياً
- تحويل الطلبات المعتمدة إلى أوامر شراء
- متابعة الطلبات المتأخرة التي تعطل الإنتاج
أسبوعياً
- فحص مهل التوريد والالتزام بالمواعيد
- معالجة فروق الفواتير الواردة من الحسابات الدائنة
شهرياً وأكثر
- مراجعة انحراف سعر الشراء
- المساهمة في تقييم الموردين
أدواتك، مهمة بمهمة
المؤشرات التي تُقاس بها
التسليم في الموعد وبالكامل (OTIF)
نسبة بنود الطلبيات المسلّمة في التاريخ المتفق عليه وبالكمية الكاملة. ثبّت التعريف (التاريخ والتسامح) قبل المتابعة.
الصيغة OTIF = البنود المسلَّمة في الموعد وكاملة ÷ إجمالي البنود × 100
الكمية الاقتصادية للطلب (EOQ)
حجم الطلب الذي يقلل مجموع تكلفة الطلب وتكلفة الاحتفاظ بالمخزون.
الصيغة EOQ = √(2 × الطلب السنوي × تكلفة الطلبية ÷ تكلفة الاحتفاظ لكل وحدة سنوياً)
مخزون الأمان ونقطة إعادة الطلب
مخزون احتياطي لمواجهة تقلب الطلب ومهلة التوريد، ومستوى المخزون الذي يطلق طلباً جديداً.
الصيغة ROP = الطلب اليومي × مهلة التوريد + مخزون الأمان؛ SS ≈ z × σ(الطلب اليومي) × √مهلة التوريد
أبرز الصعوبات وكيفية التعامل معها
الطلبات تصل بلا مواصفة
أعدها مع قائمة التحقق؛ المواصفة الواضحة توفر أيامًا من المراسلات.
مهل التوريد في النظام خاطئة
قارن المهل المعلنة والفعلية شهريًا وحدّث معايير التخطيط.
الترجمة: مسودة أولية (translated draft).